Anrufe, E-Mails, Messenger oder Tools für das Prozessmanagement – sie alle tragen dazu bei, dass sich die To-do-Listen stetig füllen. Und obwohl sie am Ende des Tages erledigt sind, bleibt das unbestimmte Gefühl, dass mehr Zeit für wichtige Aufgaben notwendig ist.
Darum geht es: Genau diesem Gefühl soll die Highlight-Strategie entgegenwirken. Ihre Begründer sind die US-Amerikaner Jake Knapp und John Zeratsky. Beide waren lange bei Google tätig und machten in ihrem Berufsleben die Erfahrung der dauerhaft vollgestopften Terminkalender. Diesen konnten sie trotz erhöhter Bearbeitungsgeschwindigkeit nie abarbeiten. Irgendwann warfen sie einen systematischen Blick auf die Situation. Das Ergebnis ihrer Beobachtungen: Das Hauptproblem sind internalisierte Verhaltensmuster.
Das steckt dahinter: Statt immer schneller eine Aufgabe nach der anderen abzuhaken, setzen die beiden Autoren auf den umgekehrten Weg: Tempo raus, dafür mehr Zeit auf ein To-do verwenden. Darauf fußt die Highlight-Strategie.
Ausgangspunkt ist die Frage nach dem Highlight des Tages. Diesem Highlight soll dann höchste Priorität eingeräumt werden. Was kann zu einem Highlight werden? Bei der Auswahl helfen drei Kriterien:
- Dringlichkeit
Wenn eine Deadline ansteht, dann gilt der zugehörigen Aufgabe die höchste Bedeutung. Es gilt die Leitfrage: Muss ich das angehen? - Zufriedenheit
Zufriedenheit entsteht immer dann, wenn Aufgaben erledigt werden, die persönlich wichtig sind. Oft fallen diese gegenüber zwingenden Themen in das zweite Glied. Dabei machen gerade solche Highlights zufrieden und glücklich. - Freude
Freude kommt oft zu kurz, wenn es um das Zeitmanagement geht. Knapp und Zeratsky räumen aber auch ihr einen Platz ein. Ein solches Highlight könnte zum Beispiel ein längeres Mittagessen im Kreis der Familie während eines Tages im Home Office sein. Es gilt die Leitfrage: Freue ich mich das anzugehen?
Dass ein Tag nicht nur aus einem 8-stündigen Highlight bestehen kann, ist klar. Entsprechend raten Knapp und Zeratsky dazu, sich für ein Highlight 1 bis 1,5 Stunden Zeit zu nehmen. Dieses Zeitfenster lässt in den meisten Fällen die Bearbeitung und vor allem den Abschluss der priorisierten Aufgabe zu. So entsteht im Ergebnis mehr Zeit für wichtige Aufgaben.
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