Ohne geht es nicht: Zieldefinition im Projektmanagement

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Einfach mal machen ist gut und schön, aber ohne Ziel bleibt das reiner Aktionismus. Tatsächlich ist eine unzureichende Zieldefinition im Projektmanagement einer der häufigsten Gründe, warum Projektvorhaben scheitern. So weit muss es gar nicht erst kommen, meint Adrian Issing, Senior Manager Project Management.

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Adrian, die Standish Group veröffentlichte die Top drei Gründe, an denen Projekte scheitern. Welche haben es auf das Treppchen geschafft?

In dem Report liegen unzureichende Zieldefinitionen, mangelnde Management Attention sowie fehlerhaftes Ressourcenmanagement vorne. Dabei muss ich ergänzen, dass in dem Papier in Summe fast 30% aller Projektvorhaben als gescheitert klassifiziert werden. Das ist eine Quote, die viel zu hoch ist.

Einer der Gründe liegt in der unzureichenden Zieldefinition. Bitte erläutere dazu die Hintergründe.

Die Zieldefinition ist im Projektmanagement eigentlich eine der ersten Tätigkeiten, die man angeht. Das betrifft sowohl klassisches Projektmanagement als auch agile Projekte. Jedes Vorhaben hat eine Zielstellung und diese legt den Weg für den weiteren Projektverlauf fest. Des Weiteren machen folgenden Punkte ihre Bedeutung deutlich:

  • Erst Ziele ermöglichen überhaupt eine Erfolgsmessung zu betreiben. An ihnen kann ich nicht nur am Ende, sondern währenddessen schon entscheiden, ob ich wirklich auf Erfolgskurs liege.
  • Ziele erlauben es allen Beteiligten, also Stakeholdern, sich an dem Projekt zu beteiligen und hinter dem gemeinsamen Ziel zu vereinigen. Dadurch können Fertigkeiten und die Expertisen ideal gebündelt werden.
  • Ziele müssen richtig und klar zu formuliert sein. Alle Beteiligten schaffen so einen Konsens und eine kommunikative Basis.
  • Bei mehreren Zielen ist zudem eine Zielhierarchie innerhalb eines Projekts sinnvoll. So lassen sich im Projektverlauf Anpassungen in der Priorisierung vornehmen.

Wie können Entscheider und Führungskräfte sicherstellen, dass die Zieldefinition gelingt?

Projektziele werden in der sogenannten Projektinitialisierung aufgestellt. Ein bewährter Weg dahin ist, ein Zielfindungs-Workshop durchzuführen. In diesem Workshop kommen Stakeholder mit Projektbeteiligten zusammen. Am Ende sollen Ziele definiert sein und ein Konsens besehen. Das gelingt aus unserer Erfahrung heraus mit einem externen Moderator, der den Prozess kennt und Teilnehmende entsprechend anleiten kann, besonders gut. Da kann schon ein eintägiger Workshop wertvolle Ergebnisse liefern.

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